apostila

Apostila
- Conventia de la Haga din 5 octombrie 1961-
Necesitatea aplicarii apostilei pe o serie de documente, pe acte de stare civila, pe diplome sau pe caziere judiciare poate crea confuzie si chiar spaima uneori. Apostila poate nedumeri prin sonoritate si nu de putine ori avem probleme in a ne descurca in hatisul de termeni si proceduri legale. Incercam sa simplificam si sa explicam pentru dumneavoastra aceste notiuni.
Incepand cu 16 martie 2001, Romania a aderat la Conventia de la Haga din 5 Octombrie 1961, conventie privind suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine. Inainte de aderarea la aceasta conventie, pentru recunoasterea in strainatate a actelor romanesti, era nevoie de o procedura complicata, legalizarea actelor facandu-se doar prin consulatele tarilor pentru care se dorea recunoasterea, cu viza prealabila din partea Ministerelor de Externe si Justitie din Bucuresti. Apostilarea a simplificat foarte mult aceasta procedura si consta in aplicarea unei stampile (apostila de la Haga) pe documente pentru a le autentifica / legaliza international. In acest moment, orice act purtand apostila statelor semnatare poate fi folosit pe teritoariul celorlalte state fara a necesita ulterioare semnaturi, stampile , legalizari si supralegalizari. A fost necesara aceasta procedura deoarece formele solemne, aspectul grafic al certificatelor si al stampilelori difera atat de mult de la tara la tara si autoritatile nu pot practic sa recunoasca si sa faca diferenta dintre fals si real.
Procedura de recunoastere internationala anterioara era greoaie si necesita desfasurare de personal, logistica si timp suplimentar. Pana la 1 noiembrie 2004, in Romania au existat doar doua autoritati care au avut drept sa aplice apostila: Ministerul Afacerilor Externe si Ministerul de Justitie si in tim se incetatenise termenul de apostilare pentru documentele vizate de catre Ministerul Afacerilor Extene si termenul de supralegalizare pentru viza Apostille aplicata de catre Ministerul de Justitie. De la aceasta data, procedura de apostilare/supralegalizare a documentelor romanesti s-a unificat si a trecut in competenta Prefecturilor si Curtilor de Apel, care sunt singurele autoritati romanesti care au in momentul de fata drept de apostila.
Pentru a simplifica si mai mult procedura, la 1 septembrie 2005 s-a decis ca apostilarea sa fie facuta de catre Tribunale in locul Curtilor de Apel ( conform cu Legea nr. 121/2005 din 05/05/2005 care prevede prevede în art. 2: "Autoritatile romane competente sa aplice apostila prevazuta la art. 3 alin. (1) din Conventie sunt: tribunalele, pentru actele oficiale prevazute la art. 1 lit. a), c) si d), si prefecturile, pentru actele oficiale prevazute la art. 1 lit. b)." )
Vor putea fi apostilate documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcţionar al unei jurisdicţii a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc, de asemenea actele notariale , dar si declaraţiile oficiale, cum ar fi cele privind menţiuni de înregistrare, viza de învestire cu dată certă şi legalizări de semnătură, depuse pe un act sub semnătură privată.
Apostila nu se aplică:
• documentelor întocmite de agenţi diplomatici sau consulari;

• documentelor administrative care au legătură directă cu o operaţiune comercială sau vamală;
• actelelor emise de autoritatile române care urmeaza a fi folosite intr-unul din statele care nu sunt parte la Conventia de la Haga.
În acest caz, solicitantii vor trebui sa se adreseze Ministerului Justitiei,
• Actelelor emise de consulatele române din strainatate (ex. procura). Se apostileaza numai traducerea acesteia intr-o limba straina, traducere efectuata la notar.
Fiecare tara isi apostileaza propriile acte!!!
Dar sa clarificam ce este o apostila
Apostila este in fapt o stampila simpla, de forma patrata (cu latura de 9 cm), identica in toate statele membre ale Conventiei de la Haga si care se aplica direct pe actul de legalizat, fie pe o prelungire a acestuia.
Indiferent de tara in care se aplica, toate aceste stampile au urmatoarea denumire: Apostille - Convention de la Haye du 5 Octobre 1961.
*
Pentru recunoasterea internationala, documentele de stare civila, respectiv certificatele de nastere si casatorie, dupa ce li se aplica apostila de catre Institutia Prefectului, se traduc in limba tarii de destinatie de catre un traducator autorizat, inclusiv apostila, dupa care se legalizeaza de catre un notar public, iar in final traducerea legalizata se supralegalizeaza cu apostila de catre Tribunalul competent.
Prefectura Municipiului Bucuresti informeaza ca actele se pot prezenta pentru aplicarea apostilei personal sau prin mandatar (pe baza de procura notariala sau procura intocmita la ambasadele ori misiunile diplomatice ale Romaniei).
Pentru firme, societati comerciale, persoana care se prezinta in vederea legalizarii documentelor trebuie sa prezinte delegatie din partea firmei, alaturi de contractul de prestari servicii incheiat intre firma si titularul actului.
Dupa verificarea documentelor depuse, se va proceda la aplicarea apostilei si completarea acesteia. Activitatea de aplicarea a apostilei se efectueaza de catre Secretarul general al Institutiei Prefectului.

Apostila se aplica intotdeauna pe actul original. Daca pe actul pe care urmeaza sa fie aplicata apostila nu este loc suficient, se va atasa o alonja pe care se aplica si completeaza apostila, iar pe actele de stare civila infoliate apostila se aplica pe un autocolant alb.

Tipuri de documente care pot fi apostilate
Se pot apostila doar documentele ce vor fi folosite in statele membre ale Conventiei de la Haga. Toate documentele ce vor fi folosite in tarile nemembre Haga vor urma procedura normala de supralegalizare, respectiv prin vizare de catre Ministerul de Externe, Ministerul Justitiei, precum si consulatul tarii respective din Bucuresti.
Cele mai frecvente tipuri de acte care se apostileaza / supralegalizeaza sunt enumerate mai jos, dupa care vom incerca sa descriem informatiile de care aveti nevoie pentru recunoasterea lor internationala.
Acte necesare pentru obtinerea apostilei
• Cerere tip - se obtine de la Prefectura, sau de pe pagina de internet a Prefecturii Municipiului Bucuresti
• Actul care urmeaza a fi apostilat în original – la Institutia Prefectului se obtine apostila doar pe actul original
• Buletinul/cartea de identitate/ procura notariala/contractul de prestari servicii însotit de delegatie din partea firmei
• Chitanta platita la CEC /trezorerie

Prefecturile apostileaza urmatoarele tipuri de documente:
• Certificate de nastere, in original, emise dupa 1996;
• Certificate de casatorie, in original, emise dupa 1996;
• Certificate de deces, in original, emise dupa 1996;
Nota: Actele de stare civila emise inainte de 1996 trebuie preschimbate cu altele de tip nou, international. Preschimbarea se face la oficiile de stare civila care le-au eliberat pe cele vechi.
• Certificate de cazier judiciar, in original, eliberate cu cel mult 3 luni in urma
• Adeverinte prin care se atesta domiciliul si cetatenia persoanei, in original, eliberate de Ministerul de Interne, Directia Generala de Evidenta Informatizata a Persoanei, din Bucuresti str. Obcina Mare nr. 2, sector 6
• Acte de studii, in original. Actele pentru studii liceale si postliceale se vizeaza in prealabil de catre Inspectoratele scolare judetene, iar actele de studii universitare trebuie vizate la Ministerul Educatiei si Cercetarii, Centrul National de Recunoastere si Echivalare a Diplomelor, Bucuresti. Diplomele trebuiesc insotite de catre foile matricole.
• Adeverinte medicale, in original, vizate in prealabil la Ministerul Sanatatii, Directia Judeteana de Sanatate
• Certificate de botez / cununie, in original, vizate in prealabil la Ministerul Culturii si Cultelor
• Adeverinte prin care se atesta vechimea in munca, vizate in prealabil de Casa Nationala de Pensii si alte Drepturi de Asigurari Sociale din cadrul Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale
• Adeverinte de calificare in diferite meserii, in original, vizate in prealabil de Ministerul Muncii si Solidaritatii Sociale, Directia Generala Forta de Munca
• Adeverinte privind componenta familiei, eliberate de Serviciul public comunitar de evidenta a persoanelor Bucuresti;
• Certificate de rezidenta fiscala, eliberate de administratiile finantelor publice din Bucuresti.
• Certificate de origine a marfurilor, vizate in prealabil de Camera de Comert si Industrie a Romaniei din Bucuresti
• Facturi comerciale, vizate in prealabil de Camera de Comert si Industrie a Romaniei din Bucuresti
Nota: Este necesara aceasta masura de vizare prealabila datorita numeroaselor forme grafice pe care documentele le au si datorita numeroaselor incercari de fraudare a sistemului, mai ales in privinta actelor de studii. Pentru inlaturarea oricaror dubii, autoritatile de resort vor viza actele ce urmeaza a fi apostilate. O procedura in plus , dar care inlatura orice dubiu ulterior.
Certificatul de nastere de tip nou (international)
Este de culoare albastra si are marimea aproximativ cat a unui format A4. Acest certificat este redactat in romana, engleza si franceza.
Schimbarea certificatului de tip vechi se face gratuit de catre Biroul de evidenta al populatiei din orasul / localitatea de resedinta a solicitantului si, de obicei, documentul nou se obtine in aceeasi zi sau in ziua urmatoare. Solicitarea se poate face si prin imputernicit, mandatat cu o procura speciala.
Certificatul de casatorie de tip nou (international)
Este de culoare roz si are aceeasi marime ca si certificatul de nastere, respectiv cat a unui format A4. Si acest certificat este redactat suplimentar in cele doua limbi de circulatie internationala, engleza si franceza.
Schimbarea certificatului de tip vechi se face gratuit la primariile localitatilor de unde a fost eliberat.
Cazierul judiciar
Se elibereaza de catre Sectia de Politie care a eliberat buletinul sau cartea de identitate a solicitantului sau de catre Inspectoratul General de Politie.
In cazul in care se achita o taxa de urgenta, eliberarea cazierului se poate face in termen de cel mult 48 de ore.
In cazul in care in strainatate este solicitat cazierul judiciar, acestea urmeaza procedura de apostilare / traducere / supralegalizare ca si certificatele de nastere sau casatorie.
Este bine de stiut ca prefecturile nu aplica apostila pe cazierele judiciare mai vechi de 1 luna; trebuie sa aveti grija ca din momentul apostilarii si pana in momentul prezentarii la organele de resort dinstrainatate sa nu treaca o perioada prea mare de timp, deoarece este posibil ca acesta sa nu mai fie valabil si sa fiti nevoiti sa repetati intreaga procedura. De asemenea, apostila de pe certificatele de casatorie este valabila, in general, 6 luni in strainatate si 3 luni la consulatele straine din Romania. Dupa expirarea acestui termen, o noua apostila langa cea veche este necesara.

Ce este supralegalizarea
Supralegalizarea consta in fapt tot in aplicarea unei apostile, de data aceasta , asa cum spuneam mai sus, de catre Tribunalul competent. Dupa cum sugereaza si numele, supra-legalizarea reprezinta o legalizare a unei legalizari sau mai bine spus este procedura prin care se legalizeaza de catre Tribunal un document legalizat de catre un notar public.
Tribunalele supralegalizeaza urmatoarele tipuri de documente:
• Traducerile legalizate ale actelor apostilate de catre Tribunal
• Sentinte de divort, hotarari judecatoresti, declaratii notariale, precum si traducerile legalizate ale acestor acte
• duplicate /fotocopii ale actelor romanesti, legalizate in prealabil de un notar public
Sentinta de divort / adeverinta de celibat
In numerele trecute ale ziarului nostru v-am informat cu privire la procedura si dosarul pentru casatorie si am amintit despre sentintele de divort si adeverinta de celibat. Acestea, spuneam, sunt documente necesare in vederea casatoriei in strainatate, pentru a dovedi ca cetatenii care doresc sa se casatoreasca nu sunt in prezenti casatoriti. Sentinta de divort este de asemenea necesara in cazul reintregirii familiei, in special pentru a dovedi faptul ca tribunalul a incredintat copilul sau copiii parintelului care vrea sa efectueze reintregirea.
Sentinta de divort trebuie sa fie definitiva si trebuie sa aiba stampila si semnatura presedintelului tribunalului emitent. Adeverinta de celibat este eliberata de Starea Civila, din localitatea unde a fost inregistrata nasterea. Despre divortul religios si consecintele pe cale juridica vom discuta intr-unul din numerele viitoare
Pentru recunoasterea documentelor de mai sus in strainatate, dupa apostilare, acestea trebuiesc traduse de catre un traducator autorizat in limba tarii de destinatie, iar traducerea legalizata in prealabil de catre un notar public se supralegalizeaza de catre Tribunal.
Nota: In cazul in care o persoana divortata doreste sa-si aduca copiii minori in strainatate, pe langa sentinta de divort definitiva care atesta calitate ei de tutore, are nevoie si de o declaratie notariala din partea celuilalt parinte prin care acesta sa-si dea acordul ca minorul / minorii sa-si stabileasca domiciliul in strainatate. Si aceasta declaratie se apostileaza de catre Tribunal.
Actele se apostileaza pentru tarile membre ale Conventiei de la Haga: Albania, Africa de Sud, Andorra, Antigua si Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaidjan, Bahamas, Barbados, Belgia, Belize, Belarus, Bosnia-Hertegovina, Botswana, Brunei Daressalam, Bulgaria, China RAS Honkong, China RAS Macao, Cipru, Columbia, Croatia, Republica Ceha, Dominica, Ecuador, Estonia, Elvetia, El Salvador, Fidji, Finlanda, Franta, Germania, Grecia, Grenada, Honduras, India, Irlanda, Israel, Italia, Japonia, Kazahstan, Lituania, Letonia, Lesoto, Liberia, Liechtenstein, Luxemburg, F.R.I. Macedonia, Malawi, Malta, Marea Britanie si Irlanda de Nord, Insula Marshal, Mauritius, Mexic, Monaco, Namibia, Norvegia, Niue, Noua Zeelanda, Olanda, Panama, Polonia, Portugalia, România, Federatia Rusa, St. Kitts and Nevis, Saint Vicent si Grenadine, Santa Lucia, Saint Kitts and Nevis, San Marino, Samoa, Serbia si Muntenegru, Seychelles, Slovacia, Slovenia, Spania, Surinam, Swaziland, Suedia, Tonga, Trinidad Tobago, Turcia, SUA, Ucraina, Ungaria, Venezuela, Moldova, Danemarca.